Todos hemos utilizado Excel de Microsoft, para realizar tablas y gráficas, ya sea como una tarea de la escuela o por que nos vimos en la necesidad de crear una gráfica que fuera facil de entender para nuestro jefe. No obstante, lo que la mayoría ignora es que este pequeño software es vital para la mayoría de profesionistas que trabajan con finanzas, como lo son contadores.
En mi caso, no soy uno de estos expertos y utilizo excel como una base de datos en mi trabajo, por lo que no voy a explicarte cómo utilizarlo correctamente. En su lugar, quiero explicarte por que una hoja de cálculo (como lo es excel) te puede de ser de gran utilidad.
Puedes crear tablas de registro.
No es broma, puede parecer de lo más básico pero, este resulta ser de lo más útil cuando tu memoria te falla y por ejemplo, quieres llevar un registro de lo que gastaste por si acaso. Me ha pasado bastante que el inventario en mi trabajo que no encuentro alguna herramienta y al revisar el registro en la PC del almacén, escrito en excel, encuentro que alguien se la llevo en días anteriores. Esto lo podrías hacer en muchos software, sin embrago, ¿para qué gastar tiempo en instalar otro cuando tienes uno que funciona igual?
Puedes crear gráficas y tablas dinámicas a partir de las tablas de registro.
Lo anterior es útil, sin embargo, cualquier otro programa podría crear una tabla. Es entonces que entran las gráficas y las tablas dinámicas que son de bastante utilidad para comprender tus tablas.
Una tabla está bien y todo mientras tenga pocos datos. El problema radica cuando esta cuenta con cientos de entradas, por ejemplo la tabla de salidas de almacén de mi trabajo,
¡Es toda una locura!
Es por eso que tener una bonita gráfica que mostrarle a tu jefe a final de mes es una mejor opción. Es ideal para ahorrarte tediosas explicaciones de dos horas, que al final no aportaran nada a tu trabajo y que te pueden costar un futuro favor de tu jefe directo.
Autosuma
Además, en una hoja de cálculo puedes realizar sumas largas con tan solo seleccionar los números en las celdas y presionar el botón de autosuma. De sea manera, terminaras evitando la fatiga de escribir una suma tras otra o de usar la calculadora.
Y por último, lo que en mi opinión es lo más útil, son las Macros. Las macros en términos simples, son grabaciones de lo que haz realizado en una hoja de cálculo que puedes ejecutar repetidamente. Es muy simple, pero útil.
¿Porqué hacer los mismos cálculos todos los días, cuando puedes presionar un botón y se hará por sí solos?
En definitivo, una hoja de cálculo es muy útil, aunque la mayoría de nosotros nunca podremos utilizar sus herramientas al máximo.
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